每週靠人手處理 200 個旅遊訂單：灣仔一間旅行社終於說夠了

「我有三個員工，但他們沒有一個在做有意思的工作」

黃女士在灣仔經營一間精品旅行社已有十四年。她專門為香港家庭和小型團體提供定制日本旅遊——賞花季套餐、秋葉旅遊、北海道滑雪假期。她有三名全職員工。2024 年，她坐下來計算了一下他們實際上如何度過每一天。

「我意識到我的團隊 60% 的工作是輸入數據和回答同樣的問題，」她告訴我們。「旅程幾天？套餐包括什麼？可以換酒店嗎？這個日期有沒有位？每週，我們回答這些問題數百次。這不是我創辦這間旅行社的初衷。」

人工問題的規模

黃女士的旅行社在旺季每月處理約 200 個旅遊預訂——每週約 50 個。每個預訂平均需要 4 至 6 次電郵或 WhatsApp 對話才能確認細節。2024 年 11 月，賞花旺季預訂季節開始，她的團隊應接不暇。由於人工數據錄入錯誤，兩個套餐被預訂為錯誤日期。糾正工作花費了旅行社港幣 22,000 元的重新預訂費用，並消耗了四天的員工時間。黃女士在接下來的一週開始研究 AI。

黃女士的旅行社部署了什麼

2025 年 1 月，黃女士部署了一套整合 WhatsApp 和網站的 AI 預訂助理，專注於三個消耗最多員工時間的工作流程：

--- 初始查詢處理：當客戶詢問日本旅遊套餐時，AI 根據客戶說明的偏好（人數、日期、預算、興趣）回覆相關選項，回答有關套餐內容的標準問題，並呈現供客戶考慮的選擇。

--- 預訂表格和規格收集：一旦客戶選擇了套餐，AI 引導他們完成結構化的預訂表格——在一次對話中收集所有所需資訊（姓名、護照詳情、飲食要求、特別要求、付款偏好）。完整數據自動填入旅行社的預訂系統，消除人工數據錄入。

--- 訂金提醒和文件收集：AI 自動發送訂金截止日期、尾款截止日期和文件提交要求的提醒——根據客戶資料，以廣東話、英文或簡體中文發送。

六個月後的成果

--- 人工數據錄入減少 85%。AI 直接收集並填入預訂數據，消除了流程中最容易出錯的步驟。

--- 預訂錯誤：六個月內為零。2024 年 11 月那種因人工抄寫導致日期錯誤的情況再未發生。

--- 員工處理例行查詢的時間：從每天約 4 小時（整個團隊）降至 40 分鐘以內。

--- 恢復的時間被重新投入到定制化服務：黃女士的團隊現在將時間用於為想要超越標準套餐的客戶創建真正個性化的行程。這使她的平均預訂金額提升了 18%。

「AI 沒有取代我的團隊。它讓他們找回了真正的工作。」懂AI的冷，更懂你的難——UD 同行28年，讓科技成為有溫度的陪伴。

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