ChatGPT Workspace Agents：不寫程式，打造你的第一個 AI 團隊自動化工作流程

ChatGPT Workspace Agents 是什麼？

ChatGPT Workspace Agents 是一種可供整個團隊共享的 AI 代理工具，由 OpenAI 於 2026 年 4 月 22 日正式推出。你只需建立一次，便可將它部署到 Slack 或任何瀏覽器，讓它全天候自動運行，即使所有人都不在線，工作也不會停。它取代了原有的 Custom GPTs，功能更強大：支援定時觸發工作流程、多工具整合，以及在 Gmail、Slack、Notion、Salesforce 之間自主完成任務，無需任何人手操作。

如果你曾使用過 Custom GPTs，可以把 Workspace Agents 理解為它的進化版。Custom GPT 是回答問題的助手；Workspace Agent 是按時間表、跨工具、為整個團隊完成整項工作的執行者。

目前，Workspace Agents 以研究預覽形式向 ChatGPT Business、Enterprise、Education 及 Teachers 方案開放，並免費使用至 2026 年 5 月 6 日，之後將轉為按積分計費。

Workspace Agent 實際上能做什麼？

Workspace Agent 不是聊天機器人，而是一個能自主完成工作的執行者。兩者的差別在於：聊天機器人等你發問；Workspace Agent 按計劃表運行，自動接收 Slack 中的請求，無需你在場就能完成任務。

根據 OpenAI 官方文件，Workspace Agents 今天已能做到以下事情：

--- 監控指定的 Slack 頻道，偵測客戶問題，以你的品牌語調起草回覆，再發送給指定審批人確認後公開發布。

--- 每天早上自動抓取 Google Sheets 中的新表單提交，對照 Salesforce CRM 進行核查，並在每天早上 9 時向銷售負責人發送每日摘要。

--- 讀取 Gmail 中帶有特定標籤的新郵件，提取關鍵行動點，並在 Notion 或 Atlassian Rovo 中自動建立任務。

--- 從 Google Analytics 抓取數據，格式化為 Docs 報告，並在每週五下午 5 時將摘要發布至指定 Slack 頻道。

OpenAI 指出，Workspace Agents 由 Codex 驅動，並在機構設定的權限框架內運行，IT 團隊可以在開放使用前限制代理的訪問範圍。

如何在 20 分鐘內建立你的第一個 Workspace Agent？

你不需要懂程式碼，只需清楚說明你想讓代理做什麼工作。以下是根據 OpenAI Workspace Agents Academy 文件整理的完整操作步驟：

第一步：開啟 Agent Builder

在 ChatGPT 左側側欄點擊「Agents」。如果看不到此選項，請確認你的帳戶為 Business、Enterprise 或 Education 方案。點擊「New Agent」。

第二步：用日常語言描述任務

Builder 聊天框開啟後，寫下你想自動化的工作描述。請盡量具體：說明需要使用哪些工具、執行頻率，以及理想的結果是什麼。描述含糊會產生含糊的代理。

第三步：審閱自動生成的工作流程

ChatGPT 會將你的描述轉化為結構化的工作流程，列出每個步驟。逐步閱讀，如有需要調整的地方，直接在 Builder 聊天框輸入修改意見。這個打磨過程通常需要 3 至 5 分鐘。

第四步：連接你的工具

Builder 會提示你授權代理所需的整合工具。Workspace Agents 原生支援 Slack、Gmail、Google Drive、Google Docs、Google Sheets、Google Calendar、SharePoint、Outlook、Salesforce、Notion 及 Atlassian Rovo。授權一次，代理每次運行時自動使用。

第五步：設定排程或 Slack 觸發器

選擇兩種部署模式之一：定時運行（例如每個工作日早上 8 時）或 Slack 觸發（代理在偵測到特定關鍵詞或提及時自動啟動）。兩者可同時啟用。

第六步：測試後分享給團隊

手動執行一次，確認輸出結果正確。若一切符合預期，在 Agents 面板將代理分享給你的團隊。所有有權限的成員都可以在 ChatGPT 中使用，或在 Slack 中以 @提及 的方式呼叫。

Workspace Agents 整合哪些工具？

截至 2026 年 4 月 22 日發布時，Workspace Agents 無需 Zapier 或任何中介軟件，即可原生連接以下工具：

--- 即時通訊：Slack（讀取頻道、發送訊息、回覆討論串）

--- Google Workspace：Gmail、Google Drive、Google Docs、Google Sheets、Google Calendar

--- Microsoft：SharePoint、Outlook

--- CRM：Salesforce

--- 項目管理：Notion、Atlassian Rovo（Jira、Confluence）

實際意義在於：如果你的日常工作流程涉及上述任何工具組合，今天就可以在不寫一行程式碼、不學習 Zapier 介面的情況下，將這些流程自動化。對於以 Google Workspace 和 Slack 為核心工具的市場人員、內容團隊、運營管理人員和項目協調員而言，這是一個實質性的突破。

根據 OpenAI 產品博客，更多整合工具將於 2026 年陸續擴充。若想連接尚未原生支援的工具，可透過代理的 API 訪問層實現，但這需要一定的技術設置。

Workspace Agents 目前還做不到什麼？

以下是在正式部署前你需要了解的真實限制：

它不是長期免費的。Workspace Agents 僅在 2026 年 5 月 6 日前免費使用。OpenAI 尚未公布完整的積分定價表，特別是對每天多次運行、覆蓋大型團隊的代理，請提前做好預算規劃。

它預設無法瀏覽即時網絡。除非明確授予網頁瀏覽權限，代理只能在你已連接的數據來源內工作，無法自動抓取實時競品價格或最新新聞，除非你設置了特定的數據源。

涉及高風險決策的步驟仍需人工審批。對於錯誤輸出可能造成業務影響的任務（如向客戶發送電子郵件、記錄銷售條目），建議在工作流程中加入人工審批環節，而非讓代理完全自主執行。OpenAI 文件明確建議採用這種模式。

企業部署需要 IT 預審。管理員必須在 ChatGPT 管理控制台啟用 Workspace Agents，團隊成員才能開始建立或使用。如果公司有集中化的 IT 審核流程，請將這段時間納入計劃。

立即嘗試：建立你的第一個 Agent 的完整提示

大多數人第一次嘗試時因描述過於模糊而失敗。以下是一個完整的、可直接複製貼上到 Workspace Agent Builder 的提示，用於建立每週摘要代理，這是對內容或運營團隊最立竿見影的自動化任務之一：

立即嘗試這個提示：

你是一個每週團隊摘要代理。每個週五下午 5 時（香港時間），執行以下操作：
1. 檢查 Slack #project-updates 頻道本週的所有訊息。
2. 按項目名稱分組，找出最常被提及的 3 個行動點。
3. 從 Notion 工作區（Team Board）抓取本週標記為「已完成」的任務。
4. 按以下格式起草週報：[本週完成事項]、[目前阻礙]、[下週三大優先事項]。
5. 將摘要發布至 Slack #weekly-wrap 頻道，並 @提及 team-lead。
限制條件：若頻道中的項目更新少於 3 條，請將草稿發送給 team-lead 審核，而非直接發布。

根據你的實際設置調整頻道名稱、時間和 Notion 看板。最後的限制條件非常重要，可防止代理在安靜的一週發布空白摘要。

為什麼現在就要開始使用？

Workspace Agents 標誌著 AI 從寫作助手轉型為真正的工作夥伴。現在就整合這個工具的從業者，正在建立一種結構性優勢：當其他人還在手動複製貼上 ChatGPT 輸出內容時，他們的團隊已經在自動化完成調研、報告和溝通工作。

免費使用期將於 2026 年 5 月 6 日結束，留給你的時間不到兩週。從你的團隊每週重複次數最多、最耗時的一個小任務開始，如果它涉及 Slack 和 Google Workspace，今天下午可能就能完成自動化。

懂AI的冷，更懂你的難。UD 同行28年，讓科技成為有溫度的陪伴。技術已經就位，問題只是你是否願意動手建立那個每週為團隊節省三小時的工作流程。

準備好讓 AI 真正為你的團隊工作了嗎？

了解工具是第一步，建立一個每週穩定運行的工作流程才是關鍵。UD 團隊手把手帶你完成每一步，從設置第一個 Workspace Agent，到為你的團隊設計完整的 AI 運營體系，讓 AI 真正為你所用。