Fill with Gemini 實用指南：自動化 Google Sheets 資料輸入

Google Sheets 的 Fill with Gemini 是什麼？

Fill with Gemini 是 Google Sheets 內置的 AI 填充功能：它會閱讀表格的上下文，推斷每一欄需要什麼內容，然後透過拖曳手勢或一句白話提示自動填滿儲存格。根據 Google 一項 95 人參與的官方研究，在 100 格的資料輸入任務中，它比人手輸入快 9 倍。

如果你每星期仍有幾小時消耗在整理試算表：重新輸入分類、統一日期格式、把供應商的產品資料逐格搬運，這些正是這個功能要消滅的工作。最可惜的是，大部分符合資格的用戶，工具列上早已有這個按鈕，卻從未按過。

Google 於 2026 年 4 月 22 日在 Workspace Updates 官方網誌公佈 Fill with Gemini，5 月起覆蓋大部分商業和個人 AI 方案。2026 年 7 月 7 日，它再擴展至 11 種新語言，不少非英語工作區最近才開始見到它出現。

技術上，它是 Sheets 內置 AI 函數（即 =AI() 公式）的一個新入口，分別在於：使用 Fill with Gemini 完全不需要懂公式。

Fill with Gemini 怎樣使用？

它有兩個入口。拖曳填充：只要該欄至少有一格已填好，拖動填充控點，Sheets 就會根據表格上下文建議填滿整欄。提示填充：選取一段空白範圍，按下出現的 Fill 按鈕，接受自動填充建議，或者輸入你自己的白話指令。

拖曳方式的手感，就像你用開的日期和數列自動填充，分別是它現在理解「意思」而不只是「規律」。在一則憤怒的客戶留言旁邊填上「投訴」，向下拖曳，Gemini 就會逐行閱讀留言並完成分類。

提示方式的控制權更大。選取空白範圍，按 Fill，然後描述你想要的輸出：「將這些日期改為 DD MMM YYYY 格式」或「為 B 欄的意見寫一句摘要」。

三個實際設定要點：

--- 表格必須有標題列。Gemini 依靠欄位名稱和鄰近資料推斷意圖。「情緒」欄放在「客戶留言」旁邊，幾乎會自動填好自己。

--- 一個好示範勝過零示範。使用拖曳填充前，先人手完成一行。這一個示範會為下面所有行定下格式基準。

--- 結果以建議形式出現。你確認後數值才會寫入，所以遇到差劣的填充結果可以直接拒絕，不會破壞試算表。

Fill with Gemini 最擅長處理哪些任務？

它在四類任務上表現最好：為現有文字分類（情緒、主題、優先級）、重整格式（日期、姓名、電話號碼）、從混亂文字抽取結構（在段落中提取公司名稱或訂單編號），以及逐行草擬短文字（回覆建議、一句摘要）。Google 官方的發佈示例，正是市場團隊根據客戶意見自動生成建議回覆。

情境一：問卷傾倒。你匯出 300 條開放式問卷回應。新增「主題」和「情緒」兩欄，人手填好一行示範，向下拖曳兩次。過往一個下午的人手標籤工作，變成十分鐘的覆核。

情境二：產品目錄。供應商把產品名稱塞在一欄混亂文字裡。用提示填充新欄：「只抽取品牌名稱」，再開一欄：「以中性語氣寫一句 15 字產品描述」。

情境三：客戶名單清洗。姓名以「CHAN Tai Man」、「tai man chan」、「Chan, T.M.」三種格式混雜。提示：「將每個姓名改寫為『名 姓』格式，首字母大寫」。格式混亂就此終結，一條巢狀公式都不用寫。

留意這些情境的共通點：每一行的答案都藏在該行自身的資料裡。這正是它的最佳擊球區。需要大量外部知識或即時網絡資料的任務，質素會開始動搖，那些填充結果只能當草稿覆核，不能當事實。

怎樣寫提示才能令儲存格填得準確？

可靠的寫法是三步：指明來源欄、定義輸出格式、限死選項範圍。模糊的提示產生不一致的儲存格；有約束的提示產生乾淨的整欄。「幫這些意見分類」會越填越亂；「閱讀 B 欄，只用以下其中一個標籤：價格、產品、服務、其他」則能在幾百行內保持一致。

弱提示在試算表裡是靜默失敗的，因為你事後極少逐格閱讀。寫指令時要當自己在寫規格書，不是許願。

試試這段提示（複製貼上到 Fill 輸入框）：

「閱讀 B 欄的客戶留言。為本行加上以下其中一個分類：價格、產品質素、送貨、服務態度、其他。必須使用上述完全相同的字眼。如果留言涉及兩個分類，選擇客戶最先提及的一個。」

再來一段格式化提示：

「將 C 欄的日期轉換為『2026年7月10日』格式。如果儲存格內沒有可識別的日期，寫上『待查』，不要猜測。」

最後那句「寫上待查，不要猜測」是整篇文章價值最高的習慣：給模型一個明確的逃生口，把無聲錯誤變成可以十秒篩選出來的可見標記。

誰可以使用 Fill with Gemini？用量有什麼限制？

Fill with Gemini 包含在 Google Workspace Business Standard 和 Plus、Enterprise Standard 和 Plus、AI Expanded 和 AI Ultra 附加方案，以及個人 Google AI Pro 和 Ultra 方案。功能預設開啟，但如果管理員關閉了 Workspace 智能功能，它會完全隱藏。記住一個日期：促銷期的較高用量上限只維持到 2026 年 7 月 15 日。

2026 年 7 月 15 日之後，Sheets 的 AI 函數將實施按用戶計的用量限制，AI Expanded 和 AI Ultra 附加授權享有較高上限。Google 表示更新後的限額會在 Help Center 公佈。實際建議：如果你打算批量處理數千行資料，趁現在完成大型作業，順便摸清自己方案的上限在哪裡。

如果你完全看不到這個功能，按次序檢查三件事：你的方案在合資格名單上、設定中已啟用 Workspace 智能功能、你的語言已被支援。記住 11 種新語言由 2026 年 7 月 7 日才開始漸進推送，最長需要 15 天才覆蓋所有帳戶。

Fill with Gemini 在什麼情況下會出錯？

它的失敗模式是經典 AI 問題披上試算表外衣：看似合理但錯誤的數值、長欄之間標籤不一致、來源資料空白或含糊時仍然自信地填上內容。它同樣不適合處理需要審計的數字，任何財務覆核者要追溯來源的數值都不應該交給它。

--- 不要用它填你需要辯護的數字。生成出來的數值沒有公式軌跡。可審計的內容繼續用公式，Gemini 只用來在旁邊草擬和標籤。

--- 長欄會漂移。超過幾百行後，分類字眼可能走樣（「服務」變成「服務問題」）。上一節的「必須使用完全相同字眼」約束能壓住大部分漂移；事後用樞紐分析表覆核，幾秒鐘就抓到其餘漏網。

--- 含糊來源產生自信的廢話。空白的意見格照樣可能被標上情緒。在提示加一句「如果 B 欄是空白，本格留空」。

--- 涉及外部知識的填充必須抽查。凡是 Gemini 從外部知識填入的內容，例如公司資料或地址，接受整欄之前至少抽查 10 行。

立即測試：用你自己的資料做五分鐘實驗

打開任何一張有混亂文字欄的試算表：客戶意見、產品名稱或會議紀錄都可以。在旁邊新增一欄，標題寫「分類」，選取下面首 20 個空格，按 Fill，貼上前文那段有約束的分類提示，把標籤改成適合你資料的字眼。接受之前，逐格覆核這 20 個建議。

選 20 行是有原因的：大得足以暴露不一致，小得可以在兩分鐘內逐格檢查。如果標籤穩定，就放心跑餘下的行；如果出現走樣，收緊選項清單再試一次。你是在調試一份規格書，不是在跟工具搏鬥。

然後測試一次拖曳填充：人手完成一格示範，抓住填充控點向下拖，觀察建議是否跟隨你示範的格式。這兩個測試覆蓋兩個入口，並會準確告訴你：這個功能可以吸走你每週多少清理工作。

結語：公式門檻正式消失

Fill with Gemini 的意義，在於拆掉「懂得寫 REGEXEXTRACT 的人」與其他人之間的技能閘門。判斷工作仍然屬於你：定義分類、設定格式、決定哪些內容要覆核；消失的只是打字。現在就學會寫有約束的填充提示的人，會在同事發現這個按鈕存在之前，靜靜取回每週數小時。

最好的 AI 功能，是在你日常使用的工具裡靜靜出現的那種。懂AI，更懂你，UD相伴，AI不冷。

自動化的下一步，不止於試算表

填格只是起點，整條工作流程才是目標。UD 團隊手把手帶你完成每一步，從工具設定、流程設計到實際部署，讓 AI 員工全天候接手你的重複性工作。